年會的主題設計對于年會的策劃是必不可少的。年會的主題設計包括年會的主題名稱、年會的主題形式、年會的主題口號等。年度會議的計劃進行年度會議的主題,所以步應該做好,確保年度會議的主題可以突出顯示在年度會議的規劃過程,加深參與者的年度會議的印象。
年會可以一年開一次，但不能每次都一樣。如何在每年的年會規劃中加入新的思路，可以說是一個巨大的規劃挑戰。這要求你在決定召開年會時就開始思考。無論是在內容上還是形式上，不斷的創新都能讓每一次年會充滿激情和樂趣。
活動策劃公司應根據公司規模和參加人數來確定場地大小。如果空間太小，就會顯得太小氣，太擁擠，如果空間是開放的，就會缺乏人氣。年會策劃公司還需要考慮場地位置、交通、等級等部分，避免過多的浪費。
會議策劃者與酒店或其他機構之間的協調對于會議各項活動的順利進行非常重要。如果上午的會議活動不能按計劃進行，似乎午餐時間也會中斷。這些臨時的變動必須及時通知會議服務經理，以便廚房根據新的時間安排調整行動。
