如果想讓會議取得成功，成立專門的臨時小組負責特別的工作，這樣可以做到分工明確，提高工作效率。我們可以先制定一個計劃，然后確定時間、地點、人員、活動、過程等。然后通過領(lǐng)導(dǎo)的審查，指揮實施和規(guī)劃崗位。每年通常會根據(jù)行業(yè)特點、企業(yè)結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、季節(jié)特點、成本預(yù)算等設(shè)置不同類型的會議，如答謝客戶、員工總結(jié)、公司總結(jié)、企業(yè)聯(lián)盟、年終獎、公司聚餐等。
會議策劃公司一定要了解公司舉辦會議的需求，這是基本也是關(guān)鍵的。“一切以客戶為中心”是大多數(shù)會議策劃公司的宣言，也是大多數(shù)會議策劃公司努力實現(xiàn)的目標。于是客戶成為整個年會策劃的出發(fā)點。了解公司的需求并不是隨便聊聊就能做到的。這實際上是非常麻煩的。公司的會議策劃需要對公司進行深入的調(diào)查，了解公司的員工，之后掌握大部分員工對演出的期望，以及公司對這次會議的主題、風(fēng)格和看法。
會務(wù)的安排要簡單，公司會務(wù)是為一群非專業(yè)公司員工和演員安排的。他們大多沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)和培訓(xùn)。重要的一點是他們的安排時間非常有限。他們大多計劃在年底召開會務(wù)，這段時間可能是他們忙的時候。他們大多拿出非常有限的時間，利用閑暇時間在工作中臨時排練，所以相對簡單易懂的會務(wù)演出更適合他們，更受他們的歡迎。當然，簡單并不意味著沒有創(chuàng)造力，沒有表演效果。這里的簡單性是指在保證其他效果的基礎(chǔ)上的相對簡單性。
會展的設(shè)備是優(yōu)質(zhì)的、粗糙的還是只是壞的?這是否符合公司的品牌形象?這是不正常嗎?會展的圖片或文字是否合適?一系列的問題需要提前檢查。不允許在會展活動當天突然發(fā)現(xiàn)年會設(shè)備存在質(zhì)量問題，從而干擾活動。
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